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Offre #10774
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SECRÉTAIRE – RÉCEPTIONNISTE
29 janvier 2019

SECRÉTAIRE – RÉCEPTIONNISTE /  Offre 10774


Employeur : Tir à l’arc Québec (TAQ)
Type de poste : Temps plein
Catégorie : Emplois professionnels
Région : Montréal;

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À propos de Tir à l’arc Québec

Tir à l’arc Québec est le chef de file du développement du tir à l’arc au Québec et est un organisme voué à la promotion et au développement du sport de tir à l’arc à travers une cinquantaine de clubs repartis dans les 19 régions du Québec. 


Sommaire du poste 

Sous la responsabilité de la directrice technique, le secrétaire réceptionniste sera responsable de soutenir le personnel dans la réalisation des mandats de la Fédération. Vous contribuerez au bon fonctionnement des affaires corporatives, du conseil d'administration et de l'assemblée générale annuelle de la Fédération. Dans le respect des normes, vous accomplirez diverses tâches en matière de services aux membres, secrétariat, soutien à l’organisation d’événements et de communication. Les tâches sont appelées à évoluer selon les besoins internes de l’organisation. 


Responsabilités générales et spécifiques 

Services aux membres et communication

  • Gestion de la base de données des adhérents, suivi des paiements, facturation, assurances, communication avec les membres (régions, clubs et individus)
  • Répondre aux demandes d’information concernant les activités de l’organisme et assurer le suivi des appels téléphoniques;
  • Faire la mise à jour du site web et de la mise en ligne d’informations sur les médias sociaux (Facebook, Twitter).
  • Rédiger le matériel promotionnel des différents événements de Tir à l’arc Québec
  • Tenir le calendrier d’activités et des compétitions de l’organisme, faire le suivi et la mise en ligne
  • (internet, bulletins, médias sociaux) 

Secrétariat 

  • Répondre au téléphone
  • Préparer, rédiger, réaliser la mise en page et la correction des lettres et rapports.
  • S'occuper de la correspondance et du courrier.
  • Mettre en place et tenir à jour des systèmes de classement et d’archivage de l’information informatisés ainsi que l’ensemble de la gestion documentaire.
  • Assister la directrice technique dans la préparation des réunions, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux pour les comités.
  • Maintenir à jour l'annuaire des membres et la gestion des bases de données et faire la mise à jour du bottin en ligne.
  • Assurer la publication et le suivi du calendrier des activités de l’organisme.
  • Aider à l’organisation d’événements tels que l’AGA, galas, réunions, logistique lors des championnats, etc. 

Gestion administrative

  • Assister la directrice technique dans la production des rapports à produire pour les demandes de subventions.
  • Tout autre mandat connexe demandé par son supérieur ou nécessité par ses fonctions. 

 

Exigences requises

Qualifications

  • Maîtrise de la suite Office et de l’environnement Windows ainsi que les médias sociaux.
  • Habileté à organiser et réaliser la gestion documentaire et archivage.
  • Excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel
  • Excellente grammaire française ainsi qu’une très bonne habileté rédactionnelle.
  • Expérience dans l’édition, mise à jour de sites internet
  • Expérience dans l’organisation d’événements ainsi qu’un intérêt pour le monde du sport (atout) 

Qualités personnelles

  • Être autonome et responsable
  • Avoir de la rigueur 
  • Être capable de faire preuve d’initiative et de gestion des priorités
  • Être capable de faire preuve de diplomatie et discrétion dans les situations délicates
  • Bon esprit d’équipe 

 

Niveau d’études : Diplôme collégial en bureautique ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat. Terminé.

Années d'expérience reliées à l'emploi : Minimum de 3-5 ans d’expérience en secrétariat

Langues demandées: Parlée et écrite : Français de très bon niveau, anglais un atout 

 

Conditions de travail 

  • Salaire offert : à discuter
  • Nombre d'heures par semaine : 32h30
  • Durée de l'emploi : 6 mois avec possibilité de renouvellement 

 

Ce poste est éligible à la subvention salariale d’Emploi Québec. Ajoutez votre lettre d’acceptation d’emploi Québec à votre curriculum vitae. 




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Personne contact



gcosovan@tiralarcquebec.com

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